（2）公文書管理の様々な問題について

まとめ

令和8年2月27日に行った3件の一般質問のうちの2件目です。

昨年6月、9月、12月定例会に引き続き、公文書管理の様々な問題について追及しました。小平市公文書管理規則の解釈、文書総合管理システム上の情報の公開実績、マスキング処理の原則、公開決定取消後の再決定期限、学校いじめ対策委員会の記録不存在・改ざん疑い、個人情報漏洩のおそれへの対応、内部統制やコンプライアンス違反など、13項目にわたる質問を行いました。

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質問	答弁概要（クリックで詳細）
① 公文書管理規則第10条第1項の解釈は。	条文はファイルの分類・整理に関する規定で、個々の公文書の保存期間設定は条例第5条による。
② システム上のメモ等の公開・開示実績は。	公開・開示した件数は捉えていない。その後確認したが請求実績はない。
③ マスキングの考え方は。	非公開部分が判別できるよう黒塗りを原則としている。
④ 再決定に係る期限を設けるべきでは。	取消しはいつでも可能。取消し事由判明時は速やかに再決定すべき。
⑤ 学校文書の作成確認ルーチンはあるか。	定期的に学校訪問し指導要録等を確認。会議記録の適切な作成・管理を周知。
⑥ 令和4年度のいじめ対策委員会の状況は。	会議録未作成の小学校が13校あった。委員会自体は開催していると認識。
⑦ 会議録の差異（改ざん疑い）の調査結果は。	電子データと紙媒体の記録が併存していたため差異が生じた。改ざんではないことを確認。
⑧ 公開請求書の控え交付の検討状況は。	他自治体の取扱いも含め検討中。費用負担や収受印押印後の文書取扱いが課題。
⑨ 収受印押印後の文書の写真撮影ルールは。	撮影を禁止するルールはないが、他の来庁者等が写らない配慮が必要。
⑩ 要配慮個人情報の漏洩のおそれへの対応は。	学校に確認し漏洩はなかったと捉えている。管理徹底を周知。
⑪ 公開請求された文書の廃棄時期は。	請求時点より前に廃棄済み。非公開決定後の起案は担当者の失念による遅れ。
⑫ 不服審査請求の現在の状況は。	審理手続を順次進めており、放置しているものではない。
⑬ 職員の私物スマホ等の業務利用の手続は。	当時は書面申請なしで口頭承認。令和5年度に手順改定、現在は適切に実施。

通告書

主な質疑

質問する理由

公文書の扱いに関し、昨年6月、9月及び12月定例会の一般質問に引き続き、以下質問する。

① 公文書管理規則第10条第1項の解釈は

小平市公文書管理規則第10条第1項には、課長は、条例第5条第2項に規定する基準に基づき、ファイルを分類し、名称、保存期間、保存期間が満了したときの措置その他必要な事項を定め、系統的に公文書の分類及び整理を行うものとするとある。同条第2項には、前項の規定により定める保存期間が1年未満のものを除きという文言がある。つまり同第1項は、保存期間1年未満の公文書についても保存期間と満了時の措置を定めなければならないと解釈できる。しかし、その定めをした公文書がない。前回指摘したところ、細かいところを分析する旨の答弁だった。分析した結果の解釈を伺う。

この条文は、公文書を系統的に管理するために、分類及び整理に関し、各課の課長が行うべき事項を定めたもの。具体的には、分類基準に基づき公文書を格納するファイルを作成すること及び作成したファイルに名称、保存期間などの項目を設定することを規定したものであり、一つ一つの公文書に保存期間や保存期間が満了したときの措置を定めることを規定したものではない。

一つ一つの公文書の保存期間及び保存期間の満了する日の設定については、小平市公文書等の管理に関する条例第5条により、実施機関の職員が行うこととしている。

また、その定めをした公文書がないとの指摘については、保存期間が1年未満の公文書は同規則第10条第2項の規定により文書総合管理システムへの登録を不要としていることから、ファイルの名称などを表示した一覧が存在しないことが理由である。

② システム上のメモ等の公開・開示実績は

文書総合管理システム上にのみ登録されているメモ、掲示板の情報、コメント、更新者・更新日時、PDFに手書きしたもの等も公文書である。しかし、これらを公開、開示した実績がないようだ。前回質問したところ、公開、開示した実績は把握していない旨の答弁だった。この答弁は、実績そのものが記録として残っていないという意味か。もし実績を把握しているのであれば具体的な件数を伺う。

文書総合管理システムにより収受または起案をした文書や、システムの機能を使用して出力したデータ以外のものであって、システム上に作成または表示される情報に関して公開または開示した件数は捉えていないという意味。その後確認をしたところ、このような範囲について請求があった実績はない。

③ マスキングの考え方は

文書の一部公開時のマスキングは黒塗りが基本ではないとの答弁が前回あった。白塗りと黒塗りの併用を許すと、どこを隠したか分からないようにできる。答弁では考えていくとしたが、その後どう考えが進んだか。

令和7年12月定例会の再質問に対する答弁で申し上げたのは、情報公開制度では公開が原則であり、非公開は一定の事由に該当する場合にのみ認められることから、非公開が原則ではないとの趣旨で、黒塗りが基本ではないと答弁したもの。

非公開部分の処理方法としては、小平市情報公開事務取扱要綱第16条第4号において、公開請求に係る公文書に非公開情報に係る部分がある場合は、当該部分を黒塗りにする等の処理をした上で公開するものとすると規定しており、非公開とした部分が判別できるよう黒塗りを原則としている。

④ 再決定に係る期限を設けるべきでは

保存年限経過文書も公開対象であることを市が見落とし、公開決定を取り消した事例があったことが前回の答弁から明らかになった。この取消しから再決定まで5か月以上もかかった理由として、慎重に公文書の特定を進めていたためとした。公開決定の取消しに伴う公開決定の期限には規定がないとも答弁したが、審査会への諮問・答申がないケースでは、再決定についても14日や60日の期限を設けるべきではないか。見解を伺う。

職権による取消しは違法または不当な状態を行政庁が自ら是正する行為であるため、取消しによる不利益が取消しによる公益を上回る場合には期限なく、いつでも取消しできるものと認識している。また、取消し事由に該当していることが判明した場合には速やかに取り消し、再決定をすべきものと考えている。

⑤ 学校文書の作成確認ルーチンはあるか

前回、学校いじめ対策委員会協議録の保存期間を定めた文書が存在せず、小平市立学校公文書管理規則第18条に反するのではないかと問うたところ、学校における保存期間を定めた文書の作成状況は現在把握していないとの答弁だった。公文書が条例、規則等にのっとり適切に作成されているかを確認するルーチンは存在しないのか。また、特にいじめ対策という重要事項について、これらの文書が作成されていない現状をどう認識しているか。

公文書の作成に当たっては、各学校において、条例や規則等にのっとり適切に対応することが求められていると捉えている。教育委員会としては、定期的に学校を訪問し、必要に応じて指導要録等の文書の作成状況を確認し、指導、助言している。また、各学校に対しては、会議の記録等について適切に作成及び管理するよう繰り返し周知している。

学校いじめ対策委員会の記録を作成、保存することは、いじめ問題への適切な対応を行う上で極めて重要であると捉えている。記録が作成されていなかったことについては、大変重く受け止めている。

⑥ 令和4年度のいじめ対策委員会の状況は

前回、学校いじめ対策委員会の記録を公文書として残していない事例について、市立学校1校において、平成29年度から昨年度まで記録を作成していなかったことを確認していると答弁した。しかし、市民の公開請求では、少なくとも令和4年度は、花小金井小学校と学園東小学校以外、全て記録が不存在とされている。つまり令和4年度はほぼ全校でいじめ対策委員会の会議録が作られていなかった、もしくは同委員会自体が開催されていなかったのどちらかということになるのではないか。見解を伺う。

会議録を作成していない小学校が13校あったことを確認した。教育委員会としては、ふれあい月間に併せて各学校において開催しているものと認識している。

⑦ 会議録の差異（改ざん疑い）の調査結果は

令和5年6月に個人情報開示請求で開示された花小金井小学校のいじめ対策委員会会議記録と、令和7年9月に公文書公開請求で公開された同記録の間に、様式、枚数、件名表記、校長印の有無、黒塗りと白塗りの使い分けなど明確な差異があり、公文書改ざんの疑いがある。昨年11月25日に市教育委員会へ問合せ後、調査中とのことだったが、現在までの調査進捗、判明事実、調査終了見込みを伺う。

調査の結果、二つの会議録に差異が生じた理由としては、令和5年度の開示請求の際は電子データで保存していた記録を開示し、本年度の情報公開請求の際は紙媒体で保存していた記録を公開したことにより、差異が生じたことが判明した。複数の記録が併存する状況になっていたことは事実だが、調査の結果、公文書を改ざんしたものではないことを確認した。

⑧ 公開請求書の控え交付の検討状況は

公文書の公開請求の控えを交付する課としない課がある点について、前回、伊藤議員が文書質問したところ、今後対応方法を検討するとの答弁だった。その後の進捗はどうか。

現在、他の自治体の取扱いも含めて検討中。課題としては、控えまたは写しの作成に要する費用の負担や、収受印を押印後の文書の取扱いについて整理する必要があると捉えている。

⑨ 収受印押印後の文書の写真撮影ルールは

市民が提出し、その場で収受印を押された公文書を、その市民自身が写真撮影してはいけないルールはあるか。

現時点で庁舎内での写真撮影を禁止するルールはないが、第8点目で答弁したとおり、収受印を押印後の文書について撮影を許可してよいかという問題は生じると考えている。また、撮影を許可する場合でも、他の来庁者、職員、事務室内などが写らないよう配慮していただく必要がある。

⑩ 要配慮個人情報の漏洩のおそれへの対応は

スクールカウンセラーに提出されたアンケート（こころスケール等）や児童の体罰アンケートには、児童の心理状態や被害体験等に関する要配慮個人情報が含まれる可能性が極めて高いと考えられる。これらの記録について、不存在、廃棄、持ち出し等の個人情報漏洩のおそれが複数回指摘されているにもかかわらず、個人情報保護法第68条及び同施行規則第43条に規定された要配慮個人情報の漏洩等が発生し、または発生したおそれがある事態に対する報告、調査、対応が適切に行われていない状況が続いているようだ。市としてこれまでどのような事実確認や対応を行ってきたのか、また、今後どのように対処する方針なのか、具体的に伺う。

児童の体罰アンケート等の存在の有無については、学校に確認しており、個人情報の漏洩はなかったものと捉えている。引き続き、個人情報の漏洩が起こらないよう、管理の徹底について周知してまいります。

⑪ 公開請求された文書の廃棄時期は

令和5年8月14日に公開請求された体罰等調査シート（平成29年度と令和元年度分）は、その約1か月前（7月3日）に廃棄済みだとして決定通知（8月28日付）された。しかし、廃棄の起案は請求日の約1か月後（9月28日）で、起案遅延理由に失念とある。実際は請求された後に廃棄したのではないか。

当該文書については、公開請求された時点より前に廃棄している。なお、非公開決定後に廃棄の起案がされているが、担当者の失念により起案が遅れたものである。

⑫ 不服審査請求の現在の状況は

昨年、内部統制が機能せずコンプライアンス違反が続く状況についてとして代表質問した複数の不服審査請求について、反論書が提出されてから最長で約1年10か月放置されている件の現在の状況を伺う。

行政不服審査会による審理手続または審査庁による審査手続を順次進めており、放置しているものではない。

⑬ 職員の私物スマホ等の業務利用の手続は

鷹の台駅前広場整備工事で、職員の私物スマートフォンやカメラが業務利用されていたというが、事前に必要とされている使用目的等の明確化と情報セキュリティ管理者への申請、承認は正しく行われていたか。

令和4年に実施された鷹の台駅前広場整備工事において、道路課職員が私物スマートフォンやカメラを業務利用するに当たり、事前に所属長からの承認は口頭で得ていたが、定められた書面による申請はしていなかった。なお、令和5年度に実施手順が改定され、現在は情報セキュリティ管理者に事前に使用目的を明確にし、申請して承認を得ることとしており、手順のとおり実施している。

①の再質問：1年未満文書の取扱い

答弁がよく分からない。1年未満でメールを適宜廃棄してしまった件の公文書については、小平市公文書管理規則第10条第1項には該当しないということか。ファイルの管理の話だからというのはどこに書いてあるのか。もう一度聞かせてほしい。

小平市公文書等の管理に関する条例第5条で整理というところがあり、その第2項で実施機関は分類に関する基準を定めなければならない。これを受けて小平市公文書管理規則第10条で定めている。第10条第2項で、保存期間が1年未満のものを除き文書総合管理システムに登録するとしており、ファイルという大きなくくりがあって、個々の文書は第10条ではなく条例第5条第1項に該当するという意味で答弁を申し上げた。

1年未満のものについてはファイルに分類しなくていいとどこかに書いてあるのか。1年未満のものについてもファイルに分類して、保存期間が満了したときの措置を定めなければいけないのではないか。

1年未満の文書については、文書総合管理システムに登録をする必要はない。1年未満のものをどう保存していくかは各課の対応となるが、例えばフォルダーを作ってキャビネット等に保存することは想定される。1年未満については、特段そこ（第10条第1項）は該当しないという意味である。

では、1年未満のものについても何かフォルダーを作ってファイルに入れるなど、ルールを定めなければいけないということだ。

②の再質問：「一切の情報」請求

「請求があった実績はない」との答弁だが、「一切の情報を出してください」「一切の文書を出してください」と請求しても、この情報は出てこなかった。それも「請求があった実績はない」に含まれるのか。

情報公開の際、文書等は特定していただくことをお願いしている。システム上で入力したものについては起案等様々な形で出力されるので、そちらは公開している。システムに入力した項目などは、そこを公開したという事実はないという意味で申し上げた。

⑦の再質問：改ざん疑いの詳細報告

公文書の改ざんは刑事罰の対象であり、この文書は原告が勝訴した国家賠償請求訴訟の裁判にも提出されていた。裁判を見据えて改ざんしたと判断されれば、偽造公文書行使等罪にも問われる重要な問題だ。調査結果の詳細は議会への報告が必要だと考えるが、いかがか。

調査の概要を説明する。2種類の学校いじめ対策委員会の記録が、一方は紙媒体で、もう一方が電子データで保存されていたが、調査結果から、紙媒体の記録は当時の担当教員が作成し、電子データの記録は当時の管理職が作成したものであることが分かった。このことから差異が生じた理由は、令和5年度の開示請求の際は電子データで保存していた記録が公開され、令和7年度の情報公開請求の際には紙媒体の記録を開示したためであることが判明した。令和4年度当時から現在に至るまでの文書管理のずさんさにより、記録が適切に保存・管理されていなかったため、今回のような事態を招いたことは否定できない。

電子データか紙媒体かは関係なく、紙の枚数、黒塗りと白塗りの使い分け、様式などいろいろ違う。これは刑事事件だ。詳細な提示がない限り、警察に調べてもらうしかなくなる。非親告罪なので告発があれば受理される。きちんとこの場で調査結果の文書での報告を約束してもらえないか。

文書で出すことについては、部内で検討させていただく。

⑩の再質問：個人情報保護委員会への報告義務

要配慮個人情報の漏洩や滅失が発生し、もしくは発生したおそれがある場合、市長は個人情報保護委員会に報告しなければ法律違反になる。報告していないのではないか。

当該の文書管理のところは、教育指導担当部長から答弁させていただいたが、文書管理のずさんさがあったというところで、今後の徹底管理を指示したと報告を受けている。

駄目だ。これは法律違反だ。個人情報保護法第68条及び同施行規則第43条をよく見れば、きちんと個人情報保護委員会に報告しなければならない。そうしなければ法律違反になる。それがなされていないなら、職員の処分等が必要になる。対応はどうなるのか。

公文書の改ざんがあったものと判断された場合には、報告をする。

法律を読んでほしい。第68条と第43条を読めば、おそれがある場合でも報告しなければならないと書いてある。それをしていないから法律違反だ。

今回は関係者に聞き取り等を行った結果、公文書の改ざんをしたものではないとの判断に至っている。

公文書改ざんと関係ない。「おそれ」だ。要配慮個人情報の漏洩や滅失が発生し、もしくは発生したおそれがある場合は、必ず市長は個人情報保護委員会に報告しなければならない。法律が分かっていないなら本当に問題だ。しっかり確認して後ほど報告していただきたい。

部内で確認する。