（2）鷹の台駅前広場整備工事も含めた公文書扱いの不正について

まとめ

令和7年6月6日に行った4件の一般質問のうちの2件目です。

小平市の情報公開姿勢について、鷹の台駅前広場整備工事を中心に公文書管理の問題を追及しました。CD-R交付やクラウド公開の非対応、請求内容の確認不能、公開決定通知書の交付方法の混乱、審議会の開催減少と会議録公開遅延、職員私物カメラの写真が公文書とならない問題、協議書案等の保存期間1年未満での廃棄など、情報公開に後ろ向きな市の体質を指摘しました。

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質問	答弁概要（クリックで詳細）
① CD-R希望でも紙で交付される実態は。	電磁的記録で保存されている場合はCD-Rで交付。紙の交付は行っていない。
② HPのCD-R注意書きはいつ追記されたか。	本年4月上旬に請求者から問合せがあり、所属長判断で追記。
③ クラウドでメール無料交付を原則とすべきでは。	情報収集・研究を進める。
④ 請求内容を後から確認できない問題。	印刷・保存ボタンで確認可能。新しい欄やルールは考えていない。
⑤ 公開決定通知書の交付方法の混乱原因。	原則郵送。例外的窓口交付は主管課の判断。混乱は説明不足が原因と認識。
⑥ 情報公開審議会の開催回数と報酬。	本年度予算上4回。個人情報保護法適用で諮問事項減が減少要因。日額報酬のみ。
⑦ メールの適宜削除の具体例。	ひな形や協議書案の添付メールを1年未満で削除。都合の悪い請求時の破棄は行っていない。
⑧ 職員撮影写真の公文書扱い。	組織的に用いるもののみ公文書。全て残す必要はない。
⑨ 協議書遡及作成の検討状況。	協議日と提出日を明確化する改善を実施し明文化。
⑩ 案の文書は保存期間1年未満か。	意思決定に影響を与えないものは1年未満。協議書案廃棄は問題なし。

通告書

主な質疑

質問する理由

情報公開に後ろ向きな市の体質

小平市の情報公開に対する姿勢には目を覆いたくなる。重要な事柄も口頭のやり取りで済ませ記録を残さず、住民の知る権利が損なわれても気にかける様子がない。意思決定の過程を追跡できるよう記録を残すことは、市民だけでなく市職員の福祉のためにも重要だ。鷹の台駅前広場整備工事に関する請願第15号の審査での答弁内容も含めて質問する。

① CD-R希望でも紙で交付される実態は

公開文書の写しの交付でCD-Rを希望しても、電磁的記録であっても紙に印刷して配布している実態があるようだ。どのような場合に紙で提供されるのか。

電磁的記録の公開方法は規則第7条に基づき、音声・映像データ以外は用紙出力または光ディスク複写。CD-R希望の場合、電磁的記録で保存されているときはCD-Rで交付しており、紙の交付は行っていない。

② HPのCD-R注意書きはいつ追記されたか

市HPから請求時、「原本が紙の場合はCD-Rではなく紙で交付」という注意書きはいつ、どのような意思決定で追記されたのか。

本年4月上旬に請求者から公開方法の問合せがあり、規則に定める公開方法を分かりやすく案内する必要があると判断し、事務を所管する所属長において追記した。

③ クラウドでメール無料交付を原則とすべきでは

情報公開のハードルを下げ、ペーパーレス化・DX推進のため、クラウドサーバーを利用したメール無料交付を原則とし、希望者のみ有償交付にすべきと考えるが、見解は。

インターネット上で公開を行っている事例があることは把握している。今後、情報収集を行うとともに研究を進める。

国分寺市では非営利の場合インターネット上で写し交付が完了し無料。希望に応じてメールとクラウドで全て電子化された文書が送られる。こうした自治体があることは把握しているか。

国分寺市ということでなく、そういう自治体があることは確認している。

④ 請求内容を後から確認できない問題

現状、市のシステムでは請求内容を後から確認できず証拠が残らない。公開決定通知書に申請内容が全く書かれていない、改変されていることもある。申請者が後から確認できるよう改修すべきでは。

電子申請では送信後に印刷ボタンで印刷またはデータ保存し確認できる。公開決定通知書の公文書の件名は取扱要綱に基づき記載しており、請求書記載内容と異なる表記になることもある。新しい欄やルールを設けることは考えていない。

⑤ 公開決定通知書の交付方法の混乱原因

公開決定通知書の窓口交付可否について、市教委の説明が二転三転した混乱の原因は何か。窓口交付は主管課の判断か。取扱要綱の修正は必要ないか。

公開決定通知書の交付は郵便送付を原則とし、双方合意がある場合に例外的に窓口交付を行う場合もある。例外的対応時の請求者への説明が十分でなかった場合に混乱が生じるケースがあると捉えている。

窓口交付にするかは主管課の判断。取扱要綱第15条では公開決定通知書を送付することと規定し、原則郵便送付。双方合意がある場合のみ例外的に窓口交付も可能とする運用のため、要綱改正は必要ない。

⑥ 情報公開審議会の開催回数と報酬

情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会は令和4年度5回、5年度3回、6年度1回開催。7年度の予定を含む開催回数と、近年開催が少ない理由は。また、委員の日額報酬は開催がない場合はどうなるか。

本年度予算上4回を予定。減少理由は令和5年4月からの個人情報保護法適用により、本人以外からの収集・目的外利用等が諮問事項でなくなったことが主な要因。報酬は会議出席をもって支払うため、開催がない場合は支払わない。日額報酬以外の報酬はない。

令和6年度は1回のみか。

令和6年度は2回。会議録の公開が遅れている。

情報公開を進める審議会なのに会議録がすぐに出ない、期間も限定的なのは小平市らしくて笑う。なぜ全て掲載しないのか。

会議録は速やかに上げるべきもの。会議内容を隠す意図はなく、作成に時間を要している。

⑦ メールの適宜削除の具体例

請願審査で市は保存期間が過ぎたメールを適宜削除とし、具体的にどのタイミングか説明を求めても適宜と言い続けた。適宜とは具体的にどういうことか事例を示せ。都合の悪い請求が来たら破棄すると思われても仕方ないのでは。

削除したものは、ひな形や協議書案を添付ファイルとして受注業者に送付したメール等。その後の意思決定に影響を与えないため1年未満の保存と判断し、正式な書類が提出され内容確認後は削除。都合の悪い請求時の破棄は行っていない。

⑧ 職員撮影写真の公文書扱い

職員が撮影した写真のうち組織共有していないものは公文書にならないとしているが、これでは都合の悪い写真だけ共有しないというやり方が許されてしまう。公務で撮影した写真は全て公文書として残すべきでは。

公文書管理条例において、公文書は職員が職務上作成・取得し、組織的に用いるものとして保有しているものと定められている。市所有カメラで撮影した場合でも、情報が重複・写りが不要なものなど組織的に用いる必要がないものは公文書に該当しないため、全てを残す必要はない。

⑨ 協議書遡及作成の検討状況

請願審査で「遡りとも取れる誤解を招く対応は改めることが必要。見直し・改善を検討する」と答弁したが、市として検討したのか。検討過程は公文書として残しているか。

本来、協議書は受注業者から直ちに提出いただくものだが、緊急時や現場判断が必要な場合等があるため、経緯をより明らかにする方策を講じた。具体的には、これまで実際の協議日付で作成していたが、今後は実際の提出日で収受し、内容欄に実際の協議日を明記することとし明文化した。

⑩ 案の文書は保存期間1年未満か

協議書案が保存期間1年未満の公文書に分類されている。市から案として対外的に提示するものは全て1年未満の保存期間になるのか。相手方が正式なものを提示したら、内容が異なっても市の案は破棄してよいのか。

公文書の保存期間は効力・重要度・利用度・資料価値等を考慮して定めるもので、案として提示するもの全てが1年未満になるものではない。鷹の台駅前広場整備工事のひな形や協議書案は、その後の意思決定に影響を与えないことから1年未満と判断した。相手方の協議書の内容が異なる場合は相違点を相互確認し、必要に応じて修正の上提出いただくため、協議書案廃棄に問題はない。

公開漏れ文書のCD-R無償提供

鷹の台駅前広場工事の公文書公開で、一方の請求者には公開されたがもう一方には公開されなかった文書があり、後日契約検査課職員がCD-Rに入れて無償で請求者に渡した事案があった。公開漏れ文書を後から無償でCD-R交付することは許されるのか。

事象は確認できないため、今後確認する。