（1）公文書扱いの不正について再び問う

まとめ

令和7年9月12日に行った2件の一般質問のうちの1件目です。

6月定例会に引き続き、公文書管理の問題を追及しました。ときわ会の虐待通報文書の公開漏れから判明した保管場所の分離・フォルダー名未記載の問題、公文書の漏えい・改ざん防止策の不備、件名・作成日付のない公文書の存在、検索システムの課題、鷹の台駅前広場工事のCD-R無償提供問題、国分寺市のような電子交付未対応の理由、審議会の会議録公開遅延と掲載制限、私物記録の公文書扱い、協議書案等の保存期間1年未満廃棄の妥当性、全文書電子化保存の提案、市民提案を審議会議題に上げる仕組みの欠如など、多岐にわたる公文書管理・情報公開の問題点を指摘しました。

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質問	答弁概要（クリックで詳細）
① 公文書の漏えい・改ざんを防ぐ保管・利用規則はあるか。	条例・規則・情報セキュリティポリシーで規定。庁外持出制限、文書総合管理システムで管理。
② 件名や作成日付の記載がない公文書をどう捉えるか。	条例は公文書単位での件名付与を求めるもの。構成文書にも必要に応じて題名・日付を記載することは必要と認識。
③ 検索システムの課題を把握し改善しないのか。	本年2月の入替えで検索機能を充実。入替え後に検索しづらさの意見はない。
④ 鷹の台工事でCD-Rを無償提供した事案は。	公開決定済み文書の不足申出に対し、確認困難のため希望により追加交付。請求のない文書の無償提供ではない。
⑤ 国分寺市のように電子交付しない理由は。	紙媒体保管の公文書が多く、一部公開時の電子化の事務量増加が課題。
⑥ 紙と電磁的記録の交付判断に明確なルールはあるか。	規則第7条に規定。保存媒体と請求者の希望により決定。紙に偏っておらず障壁を設けている認識はない。
⑦ 審議会委員8人の選定方法は。	学識経験者は経歴から選定、市民公募は作文選考。市長が委嘱。外部委託なし。
⑧ 審議会の会議録公開が7か月遅れた原因は。	システム入替え・大量の情報公開請求・録音音声の質の問題。原則1か月以内公表の定めあり。
⑨ 会議録が過去9回分しか掲載されない理由は。	審議内容から全公表の必要性は低いと判断し、過去3年度分程度の運用。
⑩ 職員の私物への記録を禁止しないのはなぜか。	完全禁止すると記録すべきものが記録できない弊害が生じる。私物情報は必要に応じてサーバー移管・削除。
⑪ 1年未満で廃棄したメール等は基準のどれに該当するか。	基準例の（6）に該当（意思決定に影響を与えないもの）。
⑫ 全文書を電子化し永遠に保存すべきでは。	保存期間を定めず全文書電子化は不必要な文書を理由なく保有する結果になるため考えていない。
⑬ DX推進の指摘はどう施策に反映されるのか。	総務部で課題検討・分析し、必要に応じて企画政策部等と協議。
⑭ 市民提案を審議会の議題に上げる仕組みはないのか。	審議会は市長の諮問機関であり、市民からの指摘や提案を受けて審議を行うことはない。

通告書

主な質疑

質問する理由

公文書管理のずさんさの実態

6月一般質問に引き続き、公文書の扱い不正について問う。ときわ会の虐待問題に関する公開漏れ文書を受け取った際、市の公文書管理のずさんさが判明した。個人情報も含まれる公文書の漏えい・改ざんを防ぐ仕組みがないようだ。また、件名や作成日付の記載がない公文書が存在し、検索システムにも課題があるなど、全庁的な問題として追及する。

① 公文書の漏えい・改ざんを防ぐ保管・利用規則はあるか

市として公文書の漏えい、改ざんを防ぐための保管、利用規則はあるか。

公文書の管理は小平市公文書等の管理に関する条例に基づき、各実施機関の規則・規程において作成、整理、保存、廃棄に係る内容を定めている。漏えい・改ざん防止の観点では、公文書管理規則において庁外へ持ち出しの制限などを規定。原則として文書総合管理システムにより整理・保存。また情報セキュリティポリシーにおいて情報資産の漏えい等に対する対策基準を定めている。

規則の実効性と保管の実態

ときわ会の虐待通報文書は1か所ではなく離れた場所に分かれて保管され、フォルダーにタイトルもつけられていなかった。公文書管理規則第10条（系統的な分類・整理、所定の位置への収納、紛失・盗難等の予防措置）が全庁的に守られていないのではないか。全庁的にどの程度守られているか把握しているか。

研修会等で取扱いを説明している。職員の資質向上や意識向上、公務員としての倫理感などを促していく。ファイリングシステム等のマニュアルも示しており、条例や規則に沿って進めるよう総務課で徹底している。

漏えい・改ざんの検出と発生状況

規則第10条第3項は紛失・火災・盗難等の予防措置だが、漏えい・改ざんのことは書いていない。これまで漏えい・改ざん・紛失はどれぐらい起きているか。そもそも検出できる仕組みはあるか。

刑法や地方公務員法の罰則規定に該当する事案は発生していない。文書総合管理システムでは、決裁済み公文書のデータ差替え時に記録が残るため改ざんを抑止できる。また閲覧権限を職層に応じて区別している。

要配慮個人情報の保管

朝鍵を開けて夕方に閉める運用だが、要配慮個人情報も同じ扱いか。

個人情報の管理は鍵がかかる場所で統一的に行っている。情報セキュリティポリシーでも機密情報の分類を設けて管理している。

② 件名や作成日付の記載がない公文書をどう捉えるか

6月一般質問でも指摘したように、件名や作成日付の記載がない公文書が存在する。これをどう捉えているか。

条例第5条は公文書の単位ごとに件名をつけることを求めるもので、一つの公文書が複数の文書から構成される場合にその全てに件名を付すことを定めているものではない。しかし、経緯や意思決定過程を合理的に検証できるよう、必要に応じて構成する文書にも題名や作成日付を記載することは必要と認識している。

作成日付なし文書の廃棄判断

作成日付の記載がないと廃棄時期が分からない。保存期間1年以上の文書でも、公開請求があってから保存期間を確認し、都合がよいものだけ公開・都合が悪ければ廃棄しているのか。定期的な棚卸しは行っているか。

文書廃棄は、各課で期間経過後数か月以内に棚卸しを行い廃棄手続をしている。情報公開請求や裁判等が発生しているものは延長手続ができる。総務課で全てを把握しているわけではないが、基本的に棚卸し前に廃棄することはない。5月以降に廃棄することが一般的。

③ 検索システムの課題を把握し改善しないのか

公開請求を受けて市職員が公文書を検索する際、検索システム上の課題（検索しにくい）があるため活用されていないことを把握しているか。改善しないのか。

本年2月の文書総合管理システム入替えに合わせて検索機能の充実を図った。入替え後は職員から検索のしづらさに関する意見は寄せられていない。

④ 鷹の台工事でCD-Rを無償提供した事案は

鷹の台駅前広場整備工事の公文書について、本年5月頃に契約検査課職員がCD-Rに入れ無償で市民に渡した事案があり、6月一般質問で総務部長が今後確認すると答弁したがどういうことだったか。昨年秋頃も同様に渡したという話もある。請求のない公文書をCD-Rで無償提供することは許されるのか。

昨年8月に情報公開決定した事案について、請求者から公開した公文書に一部不足があるとの申出があった。市として公開決定時に文書もCD-Rに格納し渡したと認識していたが、交付から期間が経過し格納されていない原因の確認が困難なため、不足と申出のあった文書を請求者の希望により記録媒体で追加交付した。この対応は情報公開請求に基づき行ったもので、請求のない公文書を無償提供したものではない。

追加交付CD-Rの費用

追加で交付したCD-Rの費用は受け取ったのか。最初の100円で何枚でも出せるのか。

CD-Rは1枚100円。最初の公開時に100円を支払いいただいた。追加の場合は負担いただいていない。通常データが漏れることは考えづらく、落ち度もあるため追加分の費用は頂かなかった。

本来100円の対価が発生するものを無償提供するのは問題ではないか。金額の多寡で対応が変わるルールはあるのか。

通常そのようなルールはない。今回双方で確認できず、請求者に負担を求めるのは申し訳ないという判断。あくまで一度負担いただいているので再度求めなかった。

⑤ 国分寺市のように電子交付しない理由は

国分寺市では情報公開請求すると希望者には決定通知書が無料送付され、メールやクラウドで全て電子化された文書が送られる。小平市が同様にしない理由と課題は何か。

現状では紙媒体で保管している公文書が多く、一部公開とする場合の電子化について事務量が増加することが課題である。

メールで送れるものはメールで送ればいいのではないか。

現在、紙かCD-R、閲覧等で、メールは想定していない。

⑥ 紙と電磁的記録の交付判断に明確なルールはあるか

6月答弁で「電磁的記録で保存されているときはCD-Rで交付、紙の交付は行っていない」としたが、メールなど電磁的記録で保存されているのに紙で交付している事例がある。紙と電磁的記録のどちらで交付するか明確なルールに基づいて判断しているのか。

規則第7条に電磁的記録の公開方法を定めており、保存されている公文書の媒体と公開請求者の希望の有無によって公開方法が決定される。公文書が電磁的記録により保存され、かつ請求者がCD-Rを希望する場合はCD-Rで交付している。紙による交付に偏っておらず、情報公開に障壁を設けている認識はない。

⑦ 審議会委員8人の選定方法は

情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会委員8人の人選を外部に委託しているのか。具体的選定方法は。4人は市民だが。

学識経験者は職歴や経歴を踏まえ審議会が所掌する事務の分野に熟知している方を、市民公募は作文を提出した応募者から選考した方を市長が委嘱している。外部委託は行っていない。

⑧ 審議会の会議録公開が7か月遅れた原因は

令和6年度第2回の会議録は開催から7か月以上してようやく掲載された。遅れの原因は何か。会議録公開までの期間の定めはあるか。

会議録作成時期に、文書総合管理システム入替え作業や大量の情報公開請求により事務停滞が生じたこと、及び審議内容を録音していた音声の質に問題があったことにより作成に時間を要した。会議録公開までの期間は、原則として開催日からおおむね1か月以内に市ホームページ等で公表することと定めている。今後は遅れが生じないよう努める。

⑨ 会議録が過去9回分しか掲載されない理由は

審議会会議録の履歴は過去9回分しか市ホームページの関連リンクに掲載されていない。その理由は。

審議内容から、公文書として保有している会議録の全てを市ホームページ上で公表する必要性は低いと判断し、過去3年度分程度を公表する運用としている。

⑩ 職員の私物への記録を禁止しないのはなぜか

市では職員の私物（カメラ、メモ帳、録音機など）に記録されたものが公文書となる場合がある。これを認めれば公文書にするしないを恣意的に選べることになる。私物への記録は業務上禁止すべきだが、なぜしないのか。

業務上において私物の使用を完全に禁止した場合、状況に応じては記録すべきものが記録できないなどの弊害が生じることが予想されるため、使用を禁止することは難しい。しかし私物に記録した情報のうち公文書として保存する必要があるものはファイルサーバーなどに移して管理し、私物に保存されている情報は削除するなど、慎重かつ適切に取り扱う必要があると認識している。

⑪ 1年未満で廃棄したメール等は基準のどれに該当するか

鷹の台駅前広場整備工事で、協議書案等の添付メールを1年未満で抹消している。公文書管理運用ガイドラインでは保存期間1年未満の基準例として（1）～（6）が示され、「上記に該当する場合であっても、その後の意思決定に影響を与えた場合は保存期間を1年以上とする」とある。1年未満で抹消したこれらの文書は基準例のどれに該当するか。

協議書案等を添付したメールは、その後の意思決定に影響を与えるものではないことから1年未満の保存と判断しており、公文書管理運用ガイドラインの基準例の（6）に該当するものである。

協議書案の廃棄と分類基準

案とついているものは全部1年未満で消してよいのか。道路課は条例第5条に基づく分類基準を定めているか。メールの保存期間が1年未満であることは基準に書いてあるか。

協議書案は受注業者が協議書を作成する際の参考であり、市の意思決定は正式な協議書の内容確認後に行うため、市の意思決定に影響を与えないとして長期保存を要しないと判断している。分類基準については手元に資料がなくお答えできない。

1年未満で廃棄することをあらかじめ決めてあったのか。公文書に残っていないといけないが。

建設部の分類に関する規程で小分類までは分類されている。1年未満等の細かいところは各課での対応となる。

道路課が答えていない。議会軽視だ。

⑫ 全文書を電子化し永遠に保存すべきでは

そもそもなぜこの時代に公文書の保存期間など定めているのか。全文書をスキャンして電子化し永遠に保存すれば、歴史公文書の区別も不要となり大幅な工数・コスト削減になる。それこそDXの大推進であると考えるが、見解は。

公文書の管理は市政が適正かつ効率的に運営されることを目的の一つとしている。公文書の保存期間はこの目的に資するため、効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるもの。保存期間を定めずに全文書を電子化して保存することは、業務に利用しない保存が不必要な文書を理由なく保有する結果になるため、実施については考えていない。

⑬ DX推進の指摘はどう施策に反映されるのか

以上質問した指摘はDX推進に直結するものも多い。質問3、5、6、9、12で指摘したようなことがテーマになるなら、具体的にどのような手続（ルート、組織）を経て施策に反映されていくのか。

これらの事務事業を実施している総務部においてDXの推進に関する課題の検討や分析を行い、必要に応じて企画政策部などと協議をしながら施策に反映し、実施していくこととなる。

⑭ 市民提案を審議会の議題に上げる仕組みはないのか

全体的に上記した問題等を審議会で議論してもらいたい。市教委に設けられている請願のような仕組みでもよいが、市民からの指摘や提案を審議会の議題に上げる仕組みはないのか。

情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会は地方自治法上の附属機関であり、市長の諮問機関であるため、市民の皆様からの指摘や提案を受けて審議会が審議を行うことはない。