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議案第9号 小平市公文書等の管理に関する条例
総務委員会付託
提案理由の説明
（小林正則市長）
これらの議案（第9号、第11号）は、公文書等の管理に関する法律の趣旨にのっとった文書管理を実現するため、歴史的に価値のある重要な公文書を歴史公文書として位置づけ、将来にわたって確実に保存していくことを含めた新たな公文書管理制度を導入するため、小平市公文書等の管理に関する条例を制定し、併せて、関係する小平市情報公開条例の一部を改正するものです。
はじめに、議案第9号の主な内容ですが、市の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、市民共有の知的資源として、市民が主体的に利用し得るものであることを踏まえ、公文書の管理や特定歴史公文書の保存、利用等の統一したルールを定めるとともに、小平市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会が、実施機関の諮問を受けて審議する事項等について定めるものです。
また、附則におきまして、小平市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例等の一部改正を行い、文言等の整理を行います。
次に、議案第11号の改正の内容ですが、小平市公文書等の管理に関する条例において、公文書の定義がされることに伴い、表記を統一するため、小平市情報公開条例中の市政情報という表記を、公文書という表記に置き換える等の改正を行うものです。
施行期日につきましては、議案第9号の、公文書の管理、及び審議会に関することにつきましては、本年10月1日を、特定歴史公文書に関することにつきましては、来年10月1日を予定いたしております。議案第11号の、公文書の定義に関する改正につきましては、本年10月1日を、その他の改正につきましては公布の日を予定いたしております。
概要
小平市公文書等の管理に関する条例を新たに制定するものです。
詳しくはこの条例をご参照ください。第1条の目的を次に記し ます。
小平市公文書等の管理に関する条例 第1条
小平市の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、市民共有の知的資源として、市民が主体的に利用し得るものであることに鑑み、公文書等の管理に関する基本的事項を定めることにより、公文書の適正な管理、歴史公文書の適切な保存及び利用等を図り、もって市政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、市民の市政に関する情報を知る権利を保障し、市の諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。
主な質疑
これは要約ですので、正確な質疑内容は会議録をご参照ください。なお、質問の意図を分かりやすく簡潔にするため、議員の質問に関しては、ほとんどの部分で大幅に手を加えています。また、簡略化のため、市民、議員、理事者側（市役所側）の発言から、敬語表現の多くを省いています。実際は、特に理事者側のすべての答弁は、市民に対する敬語表現でなされています。
主な質疑の目次
* は『一人会派の会』議員の質問です。
この条例制定による市民のメリットは
この条例制定による市民のメリットは。
公文書管理に関する基本的事項を定めることで、市の諸活動を現在および将来の市民に説明するという責務を全うできることが大きなメリット。
議員の口利き等も記録すべきでは
そもそも文書が作成されなければ、保存されることも公開されることもない。議員の口利き等も記録していくべきではないかと一般質問した。 なるべくそういう記録も残し、公開し、保存していくという考え方を徹底していただきたいが、その点について方針があれば。
公文書に関係するもの、組織的に用いるものは、必ず保存することを考えている。それ以外で必要なもの等については、それぞれ個別の案件として捉える中で今後整理していく。
この議案は総務委員会に付託されました。主な質疑を記します。
一人会派の会からは、橋本久雄議員が総務委員として参加しました。私の質問も託しています。
市報の特集やホームページのトップに掲載するなど周知の徹底を
公文書や情報公開は、小平市民が市政に関わる上で非常に重要な条例。もう少し紹介があってもよい。どういう性格のものか、小平市の歴史や財産をちゃんと後世に伝えていく、情報公開条例を使えばそういう情報がちゃんと出てくる、そういったシステムになっていることを、市報の特集でもしてもらいたい。ホームページにも一番上に掲載するなど。どうか。
今後、図書館への移管が進んで実際に市民の利用請求の制度が開始される頃合いを見計らって、市民に対する何らかの周知の方策は検討していきたい。
現在の文書管理規定と大きく異なる点は
現在の文書の管理規定と大きく違う点は。
現在は文書管理規定に基づいて行っており、文書の管理については能率主義をうたっている。それに対し、公文書管理法は、そういうことではなく、文書が市民共有の知的資源で、主体的に利用しうるものであるということを鑑みて、市の活動を現在または将来の市民に説明する責任を全うするようにしなければいけないということを謳っている。こういう考えを今回条例に取り組む。
一番大きく違う点は、いま、保存年限が一番長いもので永久保存というものを設定しているが、今度は30年が最長の保存期間になる。30年で廃棄するということではなく、30年経ったところで図書館の方に移管し、永久に保存するとともに、市民への利用請求制度を設けるので、30年経ったら公開されて、市民に利用いただくことが原則となること。
電子データはどうなるか
電子データはどうなるか。
いまも、文書総合管理システムを用いて市の文書管理を行っている。電子データはこのシステムに登録したうえで、電子データとして保管される。
付託委員会での取り扱い
採決
全委員が賛成⭕️
本会議での主なやり取り
討論
なし
採決
全議員が賛成⭕️